Como automatizar o envio de e-mails em 7 passos

Automatizar o envio de e-mails é uma maneira de economizar tempo da equipe e esse é apenas um dos benefícios de implementar esse processo.

Cada vez mais empresas investem na automação com o uso de softwares de automação de marketing que também executam várias outras tarefas. 

Uma pesquisa do site VentureBeat mostrou que empresas que optam por automatizar o envio de e-mails conseguem aumentar em 80% os leads e em 77% as conversões.

Com o tempo útil liberado pela automação de e-mail marketing, a equipe pode trabalhar em novas estratégias para melhorar as etapas do funil de vendas

Quer automatizar o envio de e-mails na sua empresa? Montamos um guia abaixo com os sete passos essenciais desse processo e ainda temos as dicas de um expert em inbound marketing para te ajudar. Continue lendo!

Passos para automatizar o envio de e-mails em empresas

1. Organização dos contatos de e-mail

A primeira etapa para automatizar o envio de e-mails é organizar todos os contatos de e-mails que você tem no seu banco de dados atual.

Essa fase de seleção é mais trabalhosa, mas fundamental para ter uma lista qualificada e sem e-mails com erros.

Faça um pente fino nas listas, reúna em um arquivo único e depois importe para o software de automação de marketing para fazer a segmentação, seguindo os critérios de negócio.

2. Análise das características dos visitantes do seu site

Uma vez organizado os contatos de leads existentes, você também deve entender melhor o perfil do público que tem chegado ao seu site para automatizar o envio de e-mails.

Para fazer isso, use ferramentas como o Quantcast e o Google Analytics que fornecem métricas importantes sobre o desempenho e os acessos de um site.  

Não tem o Analytics instalado ainda? Aprenda como colocar o Google Analytics em seu site com as dicas deste post. 

Com esses programas instalados no site da sua empresa, você pode obter informações sobre:

  • características demográficas como idade e gênero dos visitantes;
  • de quais cidades, estados e países vem a maioria dos acessos;
  • através de quais dispositivos os usuários acessam seu site: desktop, celular ou tablet;
  • quais são as páginas mais acessadas;
  • por quais páginas acontecem o primeiro acesso, etc.

Essas informações vão orientar o tom da comunicação da empresa, a linguagem, os tipos de imagens usadas, atualizações para responsividade do site/landing pages, entre outros pontos.

3. Estruturação dos formulários de captura de leads

Nessa etapa para automatizar o envio de e-mails, você vai organizar a estrutura dos formulários que serão usados em landing pages, nas páginas do blog da empresa e nos e-mails marketing.

As plataformas de automação de marketing oferecem o recurso de criar landing pages , por exemplo, e salvam os novos leads direto no banco de dados do sistema.

Analise quais campos de informação são mais relevantes e que seu público-alvo ficaria confortável em responder.

Evite pedir dados pessoais e priorize nome e e-mail, por exemplo, para os primeiros contatos. 

4. Planejamento dos tipos de e-mail para envio

Para suas campanhas terem resultados, é preciso automatizar o envio de e-mails de maneira que faça sentido

Por exemplo: um usuário acabou de se inscrever para receber suas newsletters semanais, então pode receber automaticamente um e-mail de boas vindas.

Cada e-mail enviado precisa ter um conteúdo bem planejado e um design atraente para que a taxa de abertura de e-mail marketing seja positiva.

Para isso, planeje com a equipe quais serão os e-mails padrão e para cada campanha pense se há necessidade de criar envios extras. No momento do envio não se esqueça de criar uma linha de assunto de e-mail impactante.

5. Planejamento e criação de conteúdos relevantes

Até agora falamos da parte analítica e técnica para automatizar o envio de e-mails, mas os conteúdos enviados neles merecem igual atenção.

Na verdade, é o conteúdo relevante, exclusivo e atrativo que vai fazer essa “máquina” funcionar ao longo das etapas do funil de vendas. 

Ofereça e-books, videoaulas, webinars, infográficos com conteúdos que seu público tem interesse em aprender e pelos quais ele não se importará em dar seu e-mail. 

6. Estruturação do caminho para conversão

Do início quando o cliente oferece o e-mail por algum material até o momento em que ele toma a decisão de compra, ele passa por um caminho onde ele nutrido com informações.

Sendo assim, para automatizar o envio de e-mails com sucesso, é importante entender esse caminho para conversão.

Por exemplo, sua empresa tem um produto SaaS e o ponto alto da jornada de conversão é quando o usuário se inscreve para o teste grátis de 15 dias. O que o levou até essa decisão? O fluxo de e-mails precisa ser constante aprimorado para resultar nesta ação. 

7. Análise de desempenho das campanhas

Todo o trabalho anterior para automatizar o envio de e-mail não será eficaz se a equipe não analisar os resultados. As métricas vão orientar novas ações e gerar insights valiosos para o trabalho. Não pule essa etapa!

Algumas informações básicas para monitorar são: 

  • Crescimento do banco de contatos: a empresa pode ter metas de captura de leads para cada período do ano ou por ação;
  • Taxa de abertura de e-mail: analise os tipos de e-mail que favorecem mais a interação e as mensagem que impactam e geram mais cliques;
  • Taxa de cancelamento de inscrição: é importante acompanhar essa métrica e criar opções para que o usuário aponte o motivo;
  • Taxa de conversão: analisa a eficiência das campanhas de nutrição e se elas estão levando aos objetivos pretendidos.

Você tem um passo a passo nas mãos, mas que tal aprender um pouco mais sobre como automatizar o envio de e-mails com quem é expert no assunto?

 

Como automatizar o envio de e-mail: dicas de um expert

Abaixo, você confere um depoimento exclusivo de Bruno de Oliveira, CEO da Servmarket, uma agência especializada em processos de marketing e vendas.

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“Antes de pensar em fluxos de automação que gerem ótimas receitas para a empresa, que tenham taxas de abertura e cliques extraordinários, o primeiro passo é mapear a jornada de compra do seu lead e o seu processo de venda. Toda empresa tem suas particularidades na hora de fazer uma venda. Por exemplo, uma indústria geralmente necessita financiar o equipamento que deseja vender e isso também prolonga o ciclo de vendas.

Pensando nisso, observamos que existem margens para um declínio na venda, pois a aprovação do financiamento pode sair e o cliente desistir por algum motivo em particular. Pode até mesmo desistir por causa da insistência do vendedor que não soube fazer uma boa abordagem.

Sendo assim, o primeiro passo é pensar na estrutura da automação, criando um fluxo de entrada de aprendizado e descoberta para entreter o prospect, sempre com gatilhos que o direcionam para os próximos fluxos como:

  • Indo para reconhecimento do problema que fará com que o lead identifique os possíveis problemas que possa ter;
  • Consideração da solução onde procura descobrir as possíveis soluções para resolver aquele problema que tenha;
  • Decisão de compra que é quando está interessado no seu produto e passa a ser atendido pelo vendedor.

Como nem sempre se resulta em venda, precisamos pensar no fluxo de objeções que tem como objetivo identificar a razão pelo qual o lead foi marcado como perdido pelo vendedor. E seguir um caminho focado naquele problema até estar pronto para a compra.

Caso ainda assim não tenha resultado em uma nova tentativa, pensar em um fluxo de descarte para manter a base higienizada.

E quando o lead decide pela compra, nada melhor do que colocá-lo em um fluxo de retenção e crosseling.

E depois de ter a estrutura pronta, aí sim analisamos métricas como taxas de abertura, experiência do lead no fluxo, o quanto cada passo teve de retorno, a quantidade de leads que percorreram a automação e resultaram em vendas, para realizar as possíveis otimizações.”

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