5 ferramentas para agência de marketing digital: da gestão de clientes à automação de estratégias

Utilizar ferramentas para agência de marketing digital e softwares relevantes para gerenciar e automatizar o máximo possível de áreas da empresa, é uma das chaves para administrar uma agência bem-sucedida.

Esses sistemas para agências de publicidade e marketing permitem que você se concentre nas necessidades estratégicas de cada um de seus clientes, deixando as atividades rotineiras e repetitivas, para os softwares escolhidos.

Ter ótimas ferramentas para agência de marketing digital vai ajudar você e sua equipe a gerenciar áreas como operações, recursos, CRM e relatórios seu time para se concentrar em agregar valor aos seus clientes.

Neste post, reunimos uma lista de ferramentas para agência de marketing digital e tecnologia para ajudá-lo em áreas essenciais para garantir que sua agência funcione sem problemas e para que você possa manter o foco em seus clientes.

5 ferramentas para agência de marketing digital + bônus

1. Armazenamento e compartilhamento de arquivos

Existem várias formas de gerenciar arquivos dentro de uma agência, mas as prioridades de qualquer proprietário de agência devem ser:

  • facilidade de acesso;
  • segurança;
  • opções simples de sincronização de arquivos.

Com o Google Drive, por exemplo, as agências podem confiar em um método baseado em nuvem para armazenar arquivos. O Google Drive permite que a equipe sincronize facilmente arquivos salvos em várias máquinas por meio do fluxo de arquivos do Google Drive.

O Google Drive foi criado para colaboração, o que o torna perfeito para o trabalho da agência. Sempre que uma alteração é feita em um arquivo no Google Drive, a versão anterior é atualizada automaticamente, para que todos acessem a versão mais recente, independentemente de você estar acessando a partir do seu iPhone ou PC.

Com o Google Drive, toda a sua agência também pode compartilhar pastas internamente ou com clientes ou contatos externos, mantendo o controle administrativo.

Naturalmente, você deve garantir a inclusão de uma camada extra de segurança, pois, sem dúvida, haverá informações confidenciais do cliente contidas em alguns dos arquivos. O Google tem isso coberto por uma série de opções, incluindo:

  • verificação em duas etapas;
  • proteção avançada via chaves de segurança física.

2. Software de CRM

O gerenciamento de relacionamento com o cliente é crucial para administrar uma agência de sucesso. À medida que sua agência cresce, você precisará de um sistema robusto que ajudará você a gerenciar dados relacionados a clientes anteriores, existentes e potenciais.

Assim, uma das ferramentas para agência de marketing digital, mais relevantes, é o software de CRM, que oferece os seguintes recursos:

  • capacidade de armazenar e manter facilmente informações precisas do cliente;
  • capacidade de rastrear e gerenciar a comunicação do cliente;
  • acompanhamento de informações de faturamento, gerenciamento de faturamento e contatos;
  • capacidade das pessoas de toda a agência exibirem e acessarem informações atualizadas do cliente e informações relacionadas a projetos específicos.

Entre as demais funcionalidades possíveis de acordo com a ferramenta para agência de marketing digital, estão:

  • gerenciar dados de clientes;
  • acompanhar projetos de clientes;
  • horas faturáveis ​​e não faturáveis e mais.

Um sistema de CRM também é uma ferramenta importante para o acompanhamento de prospecção de potenciais clientes oferecendo:

  • histórico de interação entre prospect e agência;
  • listagem dos contatos já realizados e materiais enviados;
  • acompanhamento das etapas do funil de venda;
  • organização de próximos contatos para manter o prospect ativos e mais.

3. Gerenciamento de Projetos

Toda agência precisa gerenciar projetos de clientes e atividades internas e externas, e há várias ferramentas para agência de marketing digital que são simples e podem aumentar significativamente a capacidade de seus funcionários de realizar o trabalho rapidamente.

Uma ferramenta de gerenciamento de projetos torna a colaboração realmente fácil tanto internamente quanto com os clientes. Esse tipo de sistema apresenta algumas funções simples:

  • Listas de Tarefas – que devem ser alocadas aos membros de cada projeto. Em geral, é permitido que os usuários anexem arquivos a itens de tarefas e enviem listas aos clientes para atualizações e aprovação. Muito útil para o gerente de projetos e toda a equipe acompanhar o status das atividades planejadas, filtrando por colaborador, cliente e data;
  • Compartilhamento de arquivos – você pode armazenar os arquivos para encontrar o que você está procurando por meio de links para arquivos e documentos no Google Drive;
  • Quadro de mensagens – Atualizações de projetos podem ser postadas aqui em vez de serem enviadas por e-mail, mantendo uma trilha de auditoria dentro do espaço de trabalho do projeto, em vez das informações serem perdidas nos e-mails;
  • Agendamento – normalmente uma ferramenta como essa tem uma função de calendário que permite colocar datas às atividades e tarefas. Também pode ser sincronizada com outras agendas como o Google Calendar;
  • Solicitações de check-in automático – Check-ins automáticos permitem que você defina marcos para cada projeto de cada cliente e faça lembretes para todos os envolvidos nos principais marcos.

Abaixo um exemplo de gerenciador de projetos: Trello.

Ferramentas para agencia de marketing digital

Fonte: Trello – Gerenciador de projetos

4. Planejamento de Recursos

Conhecer a capacidade de sua força de trabalho está no centro de gerenciar seus projetos e permitir que sua equipe de vendas traga novos clientes com sucesso.

Além de apenas ter visibilidade dos projetos e de suas horas faturáveis ​​associadas, é importante que os proprietários da agência compreendam:

  • utilização de funcionários por indivíduo, equipe e departamento;
  • horas não faturáveis ​​gastas em projetos de clientes;
  • horas não faturáveis ​​colocadas na atividade de pré-vendas e taxa de conversão dessa atividade.

Sua equipe e seu tempo são seus ativos mais importantes, por isso cabe a você e seus gerentes de projeto garantir que eles estejam concentrando sua atenção nos projetos e tarefas certos.

Sua tarefa então é encontrar ferramentas para agência de marketing digital, que permitam ter uma visão clara da disponibilidade e utilização da equipe pode ajudar a gerenciar cargas de trabalho e fortalecer as decisões de recrutamento.

5. Relatórios de clientes

Você pode utilizar as planilhas do Google para gerar relatórios de clientes, conectando-as para extrair e exibir os dados do Google Analytics.

Essa solução proporciona uma enorme economia de tempo em comparação com a geração de relatórios manuais, ao mesmo tempo, em que permite configurar painéis analíticos altamente personalizáveis ​​para cada um de nossos clientes, fornecendo uma visão geral concisa de seu desempenho em todos os momentos.

Ferramentas para agencia de marketing digital

[Bônus] Software de automação de marketing

Outra, entre as ferramentas para agência de marketing digital, indispensáveis, na atual estrutura do setor, é o software de automação de marketing.

Em um nível fundamental, a automação de marketing é sobre otimização.

Desde otimizar o tempo da sua equipe até otimizar os clientes em que sua equipe de vendas concentra seu esforço, o escopo da automação de marketing vai muito além de simplesmente automatizar as tarefas repetitivas do departamento de marketing.

Esses são, na minha opinião, os 4 principais benefícios da implementação de uma solução de automação de marketing para toda a empresa:

Reduzir seus custos de pessoal

Usando o software de automação de marketing, um funcionário pode realizar mais atividades estratégicas, permitindo que você tenha uma equipe mais enxuta.

O sistema permite configurar campanhas de marketing e de leads que são acionadas automaticamente com base em determinados critérios.

Receita aumentada

Ao automatizar suas vendas cruzadas, up-sells e acompanhamento de clientes, você provavelmente notará um aumento no valor da vida útil do cliente. Quando você combina isso com melhor gerenciamento e priorização de leads, é provável que sua atividade de vendas produza um ROI melhor.

Melhorar a eficiência das equipes de marketing e vendas

A automação de marketing deixa bem claro onde estão os gargalos na sua empresa, graças a processos claramente definidos e relatórios de visão panorâmica do pipeline da empresa.

Se o marketing estiver capturando centenas de leads, mas nenhum deles estiver sendo nutrido para se tornar “lead qualificados para vendas”, o departamento de marketing receberá um feedback instantâneo e imparcial de que eles precisam se concentrar em melhorar suas campanhas de incentivo.

Esse sistema de feedback não apenas reduz as conversas difíceis e a política da empresa, mas também melhora a responsabilidade da equipe e dos departamentos para garantir que sua parte do sistema tenha um desempenho eficaz.

Seja mais eficaz

Não importa quão grande ou pequeno seja sua equipe, você tem uma quantidade finita de recursos para expandir seus negócios. A automação de marketing permite que você extraia mais suco das horas disponíveis.

Leia mais em: Automação de marketing: o que é, afinal?

A LAHAR é um software de automação de marketing que oferece funcionalidades como nutrição de leads, automação de e-mails e SMS, landing pages e outras ferramentas completas para atrair leads, criar relacionamentos e gerar vendas.

Para melhor atender às necessidades das agências criamos um White Label para agências de marketing, no qual você personaliza o sistema para ter a marca e o nome da sua empresa, agregando ainda mais valor para seus clientes.

O vídeo abaixo apresenta detalhadamente o que o sistema da LAHAR é capaz de oferecer e o que você poderá vender aos seus clientes como uma funcionalidade própria da sua agência:

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